많은 조직에서 문제 해결 회의는 정기적으로 열린다. 자료도 준비되고 보고도 깔끔하다. 그러나 시간이 지나도 문제는 그대로 남아 있다. 이는 개인의 역량 부족이 아니라 회의가 보고 중심으로 설계된 조직 구조 때문인 경우가 많다. 문제 해결 회의가 성과로 이어지지 않는 조직에는 공통된 특징이 존재한다.

첫 번째 특징은 회의 목적이 불분명하다는 점이다. 회의의 목적이 공유, 보고, 점검 중 무엇인지 명확하지 않으면 논의는 흩어진다. 문제 해결 회의라면 목표는 단 하나, 무엇을 바꿀 것인가이다. 목적이 흐리면 회의는 자연스럽게 현황 보고로 끝난다.

두 번째는 책임 주체가 정해지지 않는다는 점이다. 문제는 설명되지만, 누가 언제까지 무엇을 할지는 남지 않는다. 실행 주체와 기한이 없는 대책은 대책이 아니다. 책임이 개인이 아닌 집단에 묶이면 실행력은 급격히 떨어진다.

세 번째는 원인보다 결과를 말한다는 점이다. 납기 지연, 불량 증가 같은 결과는 반복 보고되지만, 왜 발생했능지에 대한 구조적 분석은 부족하다. 원인 분석 없이 나온 대책은 임시 조치에 그치고, 같은 문제는 다시 나타난다.

네 번째는 현장 참여가 제한적이다는 점이다. 회의실에서만 논의가 이루어지고, 실제 문제를 겪는 현장 작업자의 목소리는 빠진다. 현장이 빠진 회의는 현실과 동떨어진 결론을 낳고, 실행 단계에서 무력해진다.

다섯 번째는 결정 권한이 회의에 없다는 점이다. 논의는 하지만 결정은 상위 결재로 미뤄지고, 그 사이 열기는 식는다. 결정이 지연될수록 문제 해결의 속도와 의지는 함께 떨어진다.

문제 해결 회의의 핵심은 보고가 아니라 결정과 실행이다. 조직은 회의 방식이 바뀌지 않으면 문제는 남는다. 회의를 바꾸면 조직의 실행력이 바뀐다.

한국e마케팅저널 주택규 기자 |